1. なぜ属人化は発生するのか（3つの根本原因）

属人化は“人の問題”ではなく、“仕組みの問題”です。典型的な原因は次の3つです。

• ① 業務の全体像が共有されていない
  誰が何をしているかが見えないため、仕事が“人の頭の中”で完結してしまう。
• ② 判断基準が曖昧で、ベテランの“経験”に依存している
  新人が育たず、仕事を任せられない。
• ③ マニュアル・教育フローが存在しない（or 機能していない）
  その結果、「忙しいから教えられない → 属人化が進む」の悪循環に。

属人化は自然に解決することはなく、経営レベルで“標準化プロジェクト”を設計する必要があります。

2. 業務棚卸しで“全体像”を見える化する

標準化の最初のステップは、現場の業務を「洗い出す」ことです。 これを行わずにマニュアル化をしても必ず失敗します。

（1）棚卸しの方法

• 部署ごとに「担当業務一覧」を作成
• 業務を「定常業務」「変動業務」「突発業務」に分類
• 1つ1つの業務を「目的・頻度・工数・成果物」に分解

（2）棚卸しで見えてくる問題

• 本来不要な業務が残っている
• 複数人が“なんとなく担当している仕事”がある
• 属人化の核心（特定の人しかできない業務）

棚卸しによって、標準化の優先順位が明確になります。

3. 標準化の設計：工程化・チェックリスト化・判断基準化

標準化とは、「誰がやっても同じ成果が出る」状態を作ることです。

（1）工程化（プロセス分解）

業務を3〜10ステップに分解し、流れを明文化します。

（2）チェックリスト化

手順の抜け漏れを防ぎ、品質を安定させます。

• 例：受注処理／請求処理／商品発送前チェック

（3）判断基準化（経験→基準へ）

属人化の最大の原因は「判断基準が頭の中」にあることです。

• OK／NGの判断基準
• 優先順位のルール
• 例外処理の扱い

判断基準の可視化こそ、標準化の「核」です。これがないマニュアルは必ず形骸化します。

4. マニュアル化と教育フロー（OJTを仕組みにする）

マニュアルは「作って終わり」ではなく、「使われ続ける仕組み」にする必要があります。

（1）マニュアルの種類

• テキストマニュアル
• 動画マニュアル（スマホ撮影でOK）
• チェックリスト型マニュアル

（2）教育フローの設計

教育には“工程”が必要です。

• ① 説明 → ② 実演 → ③ 一緒に実施 → ④ 一人で実施 → ⑤ 確認

（3）OJTの失敗パターン

• 教える人によって教え方が違う
• 口頭だけで指導してしまう
• 確認の仕組みがなく、定着しない

“仕組みとしてのOJT”を作ることが、標準化の成功ポイントです。

5. DX・自動化で“ムダ・手作業”を削減する

標準化が進んだら、次はDXで「自動化・効率化」するステージに進みます。

• RPAによる入力作業の自動化
• Google Workspace・Notion・kintone による業務システム化
• ChatGPTによる文書作成・チェック作業の効率化
• BIダッシュボードによるモニタリング自動化

DXは「標準化の延長」にあります。標準化ができていない業務をDX化すると、必ず失敗します。

7. ご相談・支援メニュー

• 業務棚卸し・可視化（現場インタビュー含む）
• 標準化フレーム・判断基準の設計
• マニュアル・チェックリスト・教育フロー構築
• DX／自動化の導入設計（kintone・Notion・Google等）

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