全体像：失敗パターンと目標像

アーキテクチャ：文書・データ・承認の設計

• 案件ID（キー）：契約・注文・変更・納品・検収・請求の共通キーを発番
• 文書保管：電子契約システムの案件フォルダに自動集約（改定履歴保持）
• マスタ連携：ERP/会計/購買の品目・単価・税率を契約に同期
• 承認基準：金額/影響度別に二線・三線承認と代行権限を定義

テンプレ群：3条書面・変更指示・検収・合意書

標準ワークフロー（発注〜請求）

1. 発注：3条書面を電子交付し、案件IDで発番
2. 変更：仕様・数量・納期の変更は変更指示書で都度合意
3. 納品：納品報告の受領と同時に検収カウント開始（例：48時間以内の一次判定）
4. 検収：基準に照らし合否を記録。瑕疵は是正期限と再検収日を合意
5. 請求：請求書は案件ID・PO・検収記録を自動添付し、3点照合で差異を自動チェック
6. 支払：支払期日・手段を自動反映し、遅延ゼロをKPI化

変更管理：仕様・納期・数量の扱い

• 粒度：WBS行単位で変更可。行ごとの影響額・納期差を算出
• 価格：単価式（BOM/工数/間接）を残し、値戻し条件も合意
• 監査性：メール/チャット指示は案件IDに自動クリップして正本化

承認権限・例外運用

• 金額ライン：例）30万/100万/300万で一次/二次/三次承認
• 例外：緊急出荷・試作・無償対応は例外コードで原因分類し、月次是正
• 代行：期日超過防止のため、不在時の代理承認とログ残しを標準化

ダッシュボードとKPI

• コンプライアンス：3条書面交付率、変更記録取得率、検収期限遵守率
• オペレーション：3点照合一致率、差異解消リードタイム、支払遅延率
• 品質：検収NG率、是正一次完了率、再発率
• 監査性：証跡出力時間（目標1分以内）

よくある失敗と回避策

• システムだけ導入：テンプレと権限が無く現場がメール運用に逆戻り → 標準様式と承認基準を先に整備
• 検収の形骸化：自動合格（サイレント承認）乱発 → 受領日/検収期限を厳格に、期限前リマインド
• 突合ルール不統一：請求フォーマットがバラバラ → 案件ID・PO・品目コードの必須化

チェックリスト

• 契約・変更・納品・検収・請求の共通案件IDが運用されている
• 3条書面と変更指示の電子テンプレが標準化されている
• 検収基準・判定期限・再検期限が仕様書に明記されている
• 請求は3点照合（PO/DN/INV）が自動で行われている
• 承認権限と代行ルールが文書化されている
• 証跡は検索1分で出力できる

ご相談・支援メニュー

• 電子契約×検収の標準テンプレ（3条書面/変更指示/検収/合意）提供
• 案件ID設計・承認権限・例外運用のルール策定
• 3点照合の自動化（PO/DN/INV）とダッシュボード構築
• 監査即応の証跡設計（検索1分・改定履歴）

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