案件ID×証跡一元化の実装（画面・ワークフロー・帳票テンプレ）
Shige案件ID×証跡一元化の実装（画面・ワークフロー・帳票テンプレ）
回収を強くするのは“言った/言わない”を排除する設計。本稿では、契約・注文・変更・納品・検収・請求・入金・督促・保全の 証跡を案件IDで紐づけるためのデータモデル／ワークフロー／画面UI／帳票テンプレ／監査を、 #58〜#71の各実務とつながる形で即導入できるレベルまで落とし込みます（#63 電子化と連動）。
全体像：一元化の設計原則
- 唯一の真実（SSoT）：案件IDを主キーに、契約→変更→納品→検収→請求→入金→督促→保全を一本のタイムラインで管理。
- “証拠ファースト”：請求や督促は証拠リンク必須（契約・PO・検収・ログ）。
- 最低限の標準化：ファイル命名・項目名・コード体系（値引/返品/RMA/相殺）を共通化（#63, #71）。
- 自動同期：入力は一度だけ。派生帳票は自動生成、会計仕訳は自動起票。
データモデル（エンティティとキー）
| エンティティ | 主キー | 主要項目 | 関連 |
|---|---|---|---|
| 案件（Case） | CaseID | 得意先ID、案件名、契約形態（売買/請負/準委任/サブスク）、担当、通貨 | 契約/PO/納品/検収/請求/入金/督促/保全 |
| 契約（Contract） | ContractID | 相手先、条項版、価格式、サイト、保証/担保、仲裁/管轄 | CaseIDにFK、改定履歴 |
| 発注/変更（PO/CO） | POID / COID | 品目/役務、数量、単価、納期、変更理由 | CaseID, ContractID |
| 納品/実績（Delivery/Worklog） | DLV_ID / LOG_ID | 品目/成果物、数量/時間、ロット/シリアル、証跡ファイル | POID, CaseID |
| 検収（Acceptance） | ACP_ID | 受入基準、結果、みなし受入期限、責任分界 | DLV_ID, CaseID |
| 請求（Invoice） | INV_ID | 金額、税、値引コード、支払条件、支払期日 | ACP_ID, CaseID |
| 入金（Receipt） | RCPT_ID | 金額、差額理由、手数料、入金方法 | INV_ID, CaseID |
| 督促/保全（Dunning/Sec） | DUN_ID / SEC_ID | ステータス、文書リンク（内容証明/合意/公正証書）、期日 | INV_ID, CaseID |
標準ワークフロー（E2E）
- 契約登録：MSA/個別契約をテンプレから発行、条項版を記録（#71）。
- 発注/変更：PO/変更指示書（#63）を発行、案件IDに紐付け。
- 納品/実績：納品書・作業ログをアップロード、ロット/シリアル/写真で同定（#65）。
- 検収：明示検収 or みなし受入（#70）。不合格は原因と是正期限を記録。
- 請求：検収承認をトリガーに自動起票。相殺/値引コードはコード表から選択。
- 入金消込：銀行明細を自動照合。差額の理由（手数料/控除）を選択し、異議申立へ。
- 督促〜保全：期日当日→+2日→+7日→+14日のテンプレ（#66）を自動生成・送付・記録。
画面設計（UIコンポーネント案）
① 案件ダッシュボード
- ヘッダ：案件名・得意先・与信ランク・枠使用率。
- 中央：証跡タイムライン（契約→PO→納品→検収→請求→入金→督促）。
- 右側：KPI（DSO、期限超過、請求未送付、回収見込み）。
② 文書ビューワ
- PDFプレビュー＋ハイライト（契約条項、検収条件、価格式）。
- 関連文書の相互リンク（請求→該当検収→該当納品）。
③ 入金消込画面
- 銀行明細の自動マッチ率表示、差額理由のドロップダウン（手数料/相殺/値引/誤入金）。
- 未消込は自動督促の対象フラグ。
④ テンプレセンター
- 契約・変更・検収依頼・請求・督促・内容証明・分納合意・公正証書申出書の雛形（#66, #71）。
- 会社ロゴ・社判・差出人情報の自動差し込み。
帳票テンプレ（契約〜回収）
| 帳票 | 必須項目 | 証跡リンク |
|---|---|---|
| 変更指示書 | 変更点・価格/納期影響・発効日・承認者 | 契約・PO・見積・メール |
| 検収依頼書 | 合否基準・回答期限・みなし受入日 | 納品書・成果物一式 |
| 請求書 | 案件ID・PO/検収番号・支払期日・相殺/値引コード | 検収・契約 |
| 督促状（停止予告） | 請求番号・金額・期日・停止日 | 請求・契約の遅延条項 |
| 内容証明 | 事実特定・履行期限・違約措置 | 請求・取引停止根拠 |
| 分納合意 | 支払予定表・期限利益喪失・遅延損害金・担保 | 請求・入金履歴 |
連携：会計/販売/在庫/収納の統合
- 会計：請求起票で売掛計上、入金で消込。相殺や値引はコード別補助科目で可視化。
- 販売/在庫：納品・検収に同期して在庫・原価を更新、C在庫は#68の現金化施策へ。
- 収納：口座振替/クレカ/コンビニ/海外送金をゲートウェイで集約、トランザクションIDを案件に紐付け。
- 外部与信：遅延・限度超過は出荷判定へフィードバック（#58）。
権限・監査ログ・保存ポリシー
- 権限：登録/承認/閲覧を分離。金額帯で承認レベル（例：〜300万円=部長、〜1億円=役員）。
- 監査ログ：誰が/いつ/何を変更したか。帳票PDFは改訂版管理（版数・理由）。
- 保存：契約・検収・請求・入金・督促は7〜10年。内容証明や公正証書は恒久保管。
- 個人情報：名寄せキーをハッシュ化、アクセスは最小権限。
よくある失敗と回避策
- 二重入力：販売・会計・収納で別登録 → 案件IDを共通キーに一元入力。
- ファイル散逸：メール添付のまま放置 → テンプレセンターから発行し自動保管。
- 検収遅延：合否フロー不在 → みなし受入と期限アラート（#70）。
- 相殺の野放し：根拠不明の控除 → コード選択必須＋月次ネットティング（#69）。
チェックリスト
- 案件IDが契約〜回収の全証跡に付与されている
- 証跡タイムラインで1分以内に根拠書類へ到達できる
- 請求起票は検収承認をトリガーに自動化されている
- 入金消込と督促が自動アラートで回っている
- 相殺/値引はコード体系で統制されている
- 権限・監査ログ・保存年限が規程化されている
FAQ
Q. 案件IDは既存システムにどう統合する？
最小改修は「外部キーとして案件IDを追加」し、請求番号・検収番号・収納トランザクションIDに逆引きを持たせること。段階的に画面と帳票へ露出させます。
Q. 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は？
検索要件（年月日・金額・取引先）＋真実性/可視性を満たす構成にします。案件IDは検索キーに、改訂版管理とタイムスタンプで真正性を担保します（#63）。
Q. Excel中心でも始められる？
はい。まずは命名規則と案件台帳（CaseID・契約・PO・検収・請求・入金・リンク）を共有ドライブで運用。並走でRPA/連携を追加します。
ご相談・支援メニュー
- 案件IDデータモデル設計とコード体系（値引/相殺/RMA/返品）標準化
- 証跡タイムラインUI・テンプレセンター・自動起票/督促の構築
- 会計/販売/在庫/収納のAPI連携と監査ログ・保存規程の整備
- #58〜#71と連動するE2E回収KPI（DSO/期限超過/相殺率）のダッシュボード実装
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